Загрузка...
Расходная накладная применяется при выдаче поставщиком товаров клиенту или посреднику. То есть, при осуществлении отгрузки любых товарно-материальных средств, например, со склада, или магазина, завода. Оформляет документ кладовщик или продавец, или ответственный за это менеджер. Скачать подготовленный нами образец или пустой бланк накладной в доступном формате можно ниже.
Меню статьи
Для чего используют бланк расходной накладной
Расходная накладная — это документ, который подтверждает перемещение продукции или любого вида товаров с места выпуска или хранения до пункта назначения, определенного в ходе товарной операции. Его применение важно не просто для отправки продукции фирмы, но и для ведения бухгалтерских расчетов, списания со склада и многого другого.
Благодаря этим бумагам компания ведет учет своего товарооборота.
Расходная накладная обязательно применяется и при возврате материалов на склад в связи с обнаружением дефектов или поломок, неподходящей комплектации, бракованой упаковки и так далее.
Кто должен оформлять документ
Как уже упоминалось выше, заполнить бланк расходной накладной или сформировать его – прямая обязанность материально-ответственного работника. По должностной инструкции, это может быть кладовщик, продавец, бухгалтер, менеджер.
Когда документ заполнен, он в обязательном порядке передается сотруднику бухгалтерского отдела компании для проведения дальнейших операций в своей компетенции.
На каком этапе формируется накладная
При любых обстоятельствах заполнять бумагу нужно во время проведения сделки. Заранее или позже не следует, чтобы избежать возможных ошибок или неточностей. Это очень важно, чтобы провести необходимые бухгалтерские расчеты и не нанести финансовый ущерб своей компании. А если такой факт будет обнаружен в ходе проверок контролирующим органом, то предприятию не избежать штрафов.
Накладная довольно важный документ с юридической точки зрения. Ее можно использовать как доказательство при возникновении судебных споров между поставщиком и дистрибьютором продукции.
Порядок формирования докладной
Типовой формы бланка расходной накладной на сегодняшний день не существует. Ее отменили более 5 лет назад. Но использовать прошлые варианты вполне возможно. Также можно создать шаблон внутри компании, или воспользоваться нашим ниже. Таким образом, форма расходной накладной может быть произвольной. Но все же некие моменты в документе являются обязательными для соблюдения, например, при составлении основного текста.
Как всегда, документ имеет «шапку», название, основной текст и окончание.
В шапке пишется:
- номер и число, месяц, год, когда оставлено;
- название фирмы, которая отправляет и той, которая принимает товар;
- обоснование – договор, согласно которому проводится движение товара (номер и дата документа);
- информация о доверенности, если такая была составлена для предоставления полномочий для осуществления данной товарной операции.
Далее посредине пишется название документа. Ниже приводится основное содержание накладной. Как правило, это всегда табличка с информацией о каждом отпускаемом товаре.
В столбцы таблицы вносится такие данные:
- наименование товарной единицы;
- количество штук, или килограммов, или метров, литров;
- цена за одну единицу товара;
- общая сумма за весь товар, что отпускается.
Иногда таблица имеет дополнительные пункты. Возможно о сроке хранения, упаковке, вид товаров и многое другое, что, по мнению компании-отправителя, важно. В таблицу обязательно вносится весь перечень товаров, как бы много их не было.
Концовка документа – это данные о количестве продукции и общая стоимость. Сведения должны соответствовать тем, что указаны в таблице.
Образец заполнения расходной накладной
Итак, что же писать в образце накладной. Во-первых, если отпускается небольшое количество товаров, печатать ее на листе А4 необязательно. Можно использовать меньший формат бумаги. Каких-то рамок и форм для оформления накладной нет. Единственное правило: документ должен соответствовать стандартам делопроизводства и ведению бухгалтерского учета в рамках проведениях товарно-отпускных операций.
Название бумаги пишется посредине: «Расходная накладная» и далее номер ее по счету за этот года и дата операции.
Ниже вставляются реквизиты и контакты компаний участников операции и основание для ее проведения. И самое главное, табличка с данными о товаре, как говорилось выше. Ее можно подготовить в форматах Word или Excel. Табличка обязательно имеет такие маркеры: номер по порядку, название всех товаров, единица измерения, количество, цена за каждый продукт и общая сумма в конечной отдельной строке. Бланк расходной накладной скачать в Еxcel формате можно ниже
Важно: компания сама решает, какой маркер добавить в таблицу, а какой убрать зависимо от товара и других факторов.
Далее расходную накладную обязательно подписывает директор фирмы, кладовщик или продавец, и даже водитель, который осуществляет перемещение товара из одного пункта в другой.
Как правильно заполнить документ
Унифицированных обязательных догм по заполнению накладной нет. Компании сами решают, как это делать. Например, использовать формат А4 или А6, печатать на бланке компании или чистом листе, заполнять от руки ручкой или в электронном виде на компьютере. Неизменным лишь является правило живой личной подписи участников операции. Ставить печать на документе также необязательно – это внутреннее решение и право компании.
Документ нужно готовить в двух одинаковых экземплярах. Один отдается в руки тому, кто принимает продукцию, второй остается у кладовщика или иного сотрудника, что провел выдачу товара.
Хранение и принятие к учету
На сегодняшний день готовить накладные нужно в двух форматах: электронном и печатном. Оба варианта бланка расходной накладной должны сохраняться в архивах. Печатные варианты подшиваются в специальную папку и хранятся в недоступном для посторонних людей месте. Электронные накладные – в архиве на компьютере или специальной программе, или на другом электронном носителе.Ниже представлена возможность бланк расходной накладной скачать в word формате.
За хранение документа отвечает бухгалтерский персонал. Они ведут сохранность всех расчетных документов согласно законодательству страны. Важно учитывать тот момент, что при каких-либо судебных спорах, где задействована расходная накладная, она сохраняется до решения суда, если ее обычный строк хранения уже истек.
Наша команда подготовила варианты шаблонов расходных накладных в удобных форматах для печати:
