Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (Пока оценок нет)
Загрузка...
Образцы договоров

Как написать объяснительную записку на работу, в университет, школу, детский сад, налоговую: образцы и примеры

 Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка— документ, написанный в произвольной форме и содержащий причины и объяснения возникшей ситуации при отклонении от стандартного режима работы — прогул, опоздание, отсутствие на уроках, нарушения должностных обязанностей и так далее.

Как правильно написать объяснительную записку

Объяснительная записка хоть и составляется в произвольной форме, при этом надо помнить, что есть определенные правила, которых нужно придерживаться при написании.

Ниже представлены некоторые основные правила, которых следует придерживаться при написании объяснительной записки.

  • В пояснительной записке должна быть изложена только полезная информация, поясняющая суть ситуации. Необходимо избегать использования длительного повествования, и написания лишней информации (если этого не требует ситуация);
  • Не допускается использование жаргонной и просторечной лексики, не должно быть оскорблений и красноречивых высказываний. Стиль написания должен быть официально-деловой;
  • Необходимо указывать исключительно достоверную информацию;
  • Изложение информации должно быть логическим с соблюдением хронологии события;
  • Объяснительная записка всегда пишется от имени автора;
  • Используется бумага формата А4;
  • Допускается как рукописное написание записки, так и ее печатный вариант;
  • Если используется вариант написания — «от руки», то объяснительная записка должна быть написана разборчивым почерком без ошибок как орфографических, так и грамматических;
  • Содержит подпись и дату оформления.

Виды объяснительных записок

В основном, выделяют два вида объяснительных записок:

  • Обстоятельственная — содержит в себе описание событий и обстоятельств конкретной ситуации. Такой вид записок используется на производстве, в учебных заведениях, в налоговой и многих других отраслях. Данный вид является самым распространенным.
  • Разъяснительная — содержит в себе описание полученных данных в результате выполнения каких-либо действий. Чаще всего используется при выполнении расчетов в разных сферах деятельности.

 Куда пишут объяснительные записки

Одними из самых распространенных мест, куда пишут объяснительные записки, считаются следующие.

По месту работы:
-Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
-О невыполнении плана;
-Отсутствие на рабочем месте;
-Опоздание на работу.

По месту учебы:
-В университет;
-Классному руководителю в школе;
-Отсутствие на родительском собрании;
-В детский сад.

В налоговую;
От кассира.


Рассмотрим каждый вариант объяснительной записки отдельно.


Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции. Любой человек по той или иной причине может ошибаться. Неприятности в семье, плохое самочувствие, переутомление, невнимательность из-за личных переживаний и стрессов и многое другое. Все это может непосредственно влиять на действия работника. Написанием записки занимается работник, который совершил нарушение трудовой дисциплины. Независимо от вида и причины происшествия, ответственный работник должен объяснить возникшую ситуацию. В объяснительной записке, в первую очередь, работник описывает в хронологическом порядке ситуацию, которая произошла, далее — причину произошедшего. Текст записки должен быть доступным для понимания и содержать исключительно достоверные данные.

объяснительная образец о совершении ошибки обязанностей

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции


Невыполнение плана. Во время работы имеют место быть такие ситуации, когда сотрудник не выполняет поставленный ему план. В этом случае, работник должен объяснить причину такого результата. В записке работник подробно описывает то, с чем он не справился, какой план поставлен, какой процент от плана был фактически выполнен и, в связи, с чем связано невыполнение поставленного плана. Например, не хватило времени на выполнение поставленной задачи, поломка оборудования или влияние каких-то внешних факторов. Также сотрудник должен указать возможные варианты улучшения производительности труда, которые приведут к выполнению поставленного плана.

как писать объяснительную образец

Невыполнение плана


Отсутствие на рабочем месте. Данное нарушение считается одним из грубейших. Чаще всего такая ситуация ведет к увольнению если нет уважительной причины. Такое нарушение всегда сопровождается написанием сотрудником объяснительной записки. В ней сотрудник должен указать свое ФИО, количество пропущенных дней с указанием периода дат, в которые попали дни прогула. В завершении работник указывает причину пропуска работы. Причин пропуска работы огромное множество. Вот некоторые из более распространенных:

  • возникновение проблем с личным здоровьем, травма, заболевание ребенка;
  • неотложный коммунальный ремонт в квартире, например при прорыве труб водоснабжения;
  • дорожно-транспортное происшествие и неисправность транспорта, доставляющего к месту работы;
  • резкое ухудшение погодных условий, природные катаклизмы и многое другое.

Отсутствие на рабочем месте

Преимуществом для сотрудника будет подкрепление его объяснительной записки каким-то доказательством — будь-то справка из больницы, акт из ЖКО, протокол дорожно-транспортного происшествия. Любые справки и документы, подтверждающие слова работника.


Опоздание на работу. Несвоевременный приход на работу является нарушением, требующее от сотрудника предоставление объяснений возникшей ситуации. В своей объяснительной записке сотрудник обязан указать факт опоздания на рабочее место и причину, почему такая ситуация возникла. Если причина опоздания была уважительной, то будет большим плюсом для сотрудника приложение к записке справки/документа, подтверждающего его слова. Например, если работник задержался по причине возникновения поломки транспорта, на котором сотрудник добирается до места работы, то такую справку справку-подтверждение можно получить в транспортной компании, обслуживающей данный маршрут. Опираясь на то, насколько серьезны оправдания работника, руководитель принимает решение о мере наказания. Опоздавший сотрудник предоставляет объяснительную записку в отдел кадров или канцелярию.

объяснительная за опоздание на работу образец

Опоздание на работу


В университет. Студент может отсутствовать на занятиях по разным причинам. Бурное гуляние в ночном клубе, просто лень просыпаться рано утром либо, по уважительной причине. Не зависимо от причины пропуска, студент должен отчитаться в деканате о своих пропусках занятий. Студент в объяснительной записке должен указать количество пропущенных им дней, даты пропусков, а также, их причину. При наличии подтверждающих документов (например, справка из больницы о том, что студент был на больничном), такие прикладываются к записке. Объяснительная пишется от имени студента на имя декана.

объяснительная записка образец в колледж

В университет


Классному руководителю в школе. Объяснительная записка для классного руководителя пишется в большинстве случаев родителями в связи отсутствия их ребенка в школе по той или иной причине. Ученик может пропустить занятия по семейным обстоятельствам, принимал участие в различных соревнованиях либо по причине плохого самочувствия. Зачастую, если ребенок пропустил занятия из-за соревнований, то может понадобиться справка-подтверждение от тренера. Если же по болезни, то справка из поликлиники. В записке указывают имя ученика, дату пропуска занятий, если был пропущен не весь день, то указывают количество пропущенных уроков и причину пропуска. Заканчивается записка датой написания и подписью одного из родителей. Такие записки классный руководитель прикладывает к отчетности по пропускам детей в классе ежемесячно.

объяснительная записка образец в школу

Классному руководителю в школе


Отсутствие на родительском собрании. Данный вид объяснительной записки не является обязательной, и требовать от родителей ее не могут. Посещение родительского собрания — дело лично каждого родителя и является добровольным. В то же время, родители часто сами проявляют инициативу и пишут такую записку на имя классного родителя, предупреждая его о том, что не смогут присутствовать на собрание по той или иной причине.


В детский сад. В объяснительной записке в детский сад родители объясняют свои действия, а не поведение и поступки их ребенка. Например, такая записка пишется родителями по причине отсутствия ребенка в группе. Обычно такую записку пишут при пропусках ребенка по болезни, но без посещения врача, при самостоятельном домашнем лечении. Записку пишут на имя заведующей сада (не воспитателя), указывая имя ребенка, количество пропущенных дней (с указанием интервала дат), и причину пропуска. Также, благодаря такой записке, родители могут просить сделать перерасчет денежных средств за питание в пропущенный период времени, например, перенести эту сумму денег на следующий месяц. Другим вариантом, может быть объяснение причины невозможности своевременно внести оплату за детский садик.

объяснительная записка образец в сад

В детский сад


В налоговую. Ежемесячно бухгалтер каждой организации сдает в налоговую службу необходимые сведения и отчеты. Периодически у той или иной организации возникают ситуации, когда необходимо предоставить в налоговую объяснительную записку. В п.3 ст.88 НК РФ приведен большой список ситуаций, когда налоговая может потребовать объяснительную. Ниже приведены некоторые ситуации, при возникновении которых это требуется:

  • несвоевременная сдача налоговой декларации в службу;
  • выявление ошибок в декларации при написании слов или цифр;
  • расхождение между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией;
  • декларация по налогу на прибыль идет с убытком;
  • в уточненной декларации или расчете размер суммы налога для уплаты меньше, чем был ранее указан;
  • опоздание со сдачей отчетов.

В таких ситуациях налоговики просят исправить отчетность и предоставить объяснение по возникшим вопросам. Согласно законодательству, такие исправления и написание к ним объяснительной записки необходимо осуществить не позднее 5-ти дней с момента получения сообщения об ошибках от налоговой службы.

объяснительная записка образец в налоговую

В налоговую

Объяснительная записка идет приложением к исправленной декларации или ведомости. В записке подробно отвечают на вопросы, возникшие у налогового инспектора, каким способом производились расчеты и причину допущения ошибки. Записку передают лично налоговому инспектору либо отправляют по почте.

Как же пишется объяснительная записка в налоговую службу. Четко фиксированного шаблона написания нет. Придерживаются следующей формы. Указывают полное название налоговой службы и название компании-автора записки. Указываются ИНН, ОГРН, ОКПО, КПП и другие реквизиты, ссылка на номер и дату запроса объяснений из налоговой. Далее следует сам текст записки, в котором описывают все факты и их обоснование. При наличии прикрепляемых приложений, указывается их перечень. В конце ставиться подпись генерального директора.


От кассира. Кассир в магазине или любой другой компании, всегда несет ответственность за получение, выдачу и сохранность денежных средств в кассе. В работе кассира так же могут случаться неприятные ситуации. Например, выбитый чек на неверную сумму, некорректные расчеты, которые привели к недостаче или излишкам, безответственное отношение к ведению кассовой документации и многое другое. При написании записки, кассир должен указать временной период (дата и время), когда была допущена ошибка, неправильную сумму, номер кассового чека и номер операции, а также, причину допущения ошибки. Далее, кассир указывает в объяснительно, было ли сделано исправление. Если да, то, каким образом. К объяснительной прикладываются все чеки и квитанции, которые соответствуют данному нарушению, с подписью кассира.

От кассира

В какой срок нужно написать объяснительную записку

Под написание объяснительной записки ответчику, согласно части 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ, дается два дня. Эти два дня начинаются со следующего рабочего дня, идущего после получения извещения о необходимости написания объяснительной. На протяжении этих двух дней работодатель не имеет права выносить работнику дисциплинарное взыскание. Если в этот период работник не смог предоставить объяснительную записку без уважительных причин (больничный, командировка, отпуск), сроки считаются истекшими.

Сроки для предоставления подобных записок в учебные заведения, налоговую инспекцию, детские сады и другие различные учреждения регулируются администрацией этих самых учреждений, но в пределах разумных сроков.

Объяснительная записка с точки закона

Такие записки имеют преимущественное юридическое значение в трудовых отношениях. По закону РФ работник обязан предоставить таковую записку, при составлении дисциплинарного наказания. До того времени, пока сотрудник не предоставит такой записки, (если время предоставления таковой не истекло), нет возможности принять меры взыскания дисциплинарной ответственности.

Очень важна суть написания такой объяснительной, так как по закону у работодателя есть возможность составить как максимальное наказание по статье Трудового кодекса РФ, так и полностью аннулировать дисциплинарную ответственность для сотрудника.

В это же время работник имеет право не предоставлять объяснительную записку, при этом, не имея в дальнейшем никакого правового последствия (исключением могут быть только при самостоятельном решении работодателя при оценивании конкретной ситуации или оценка свидетелей и участников сложившейся ситуации).

Способы написаний объяснительной записки

Как уже говорилось выше, определенной формы написания объяснительной записки на законодательном уровне не существует. В то же время, принято использовать два варианта написания объяснительных:

Набор текста записки на компьютере. Обычно такой вариант используется в организациях, которые имеют установленный внутренний образец таких объяснительных. В любом случае, каждая напечатанная на ПК объяснительная должна сопровождаться рукописной подписью автора.

Написание текста записки от руки. Данный вариант считается более предпочтительным, так как позволяет по почерку идентифицировать автора и исключить вариант подмены. Существует ситуация, когда такой вариант записки написан не автором, а доверенным лицом (например, родственником). В таком случае все равно необходима личная подпись автора — человека, от имени которого составлена объяснительная.


Каким вариантом написания записки пользоваться — полностью на усмотрение автора.


Как правильно составить объяснительную записку

Повторим еще раз, что утвержденного законодательством РФ шаблона написания объяснительной записки не существует. По сути, объяснительная записка представляет собой документ, написанный в произвольной форме, с содержанием описания происшествия и причин его возникновения. В записке отражается произошедший факт.

При этом, существуют общие правила, которых стоит придерживаться при составлении объяснительной записки.

Эти правила достаточно просты:

  • Любая объяснительная записка должна содержать информацию об адресате;
  • Текст объяснительной записки должен быть выдержан в официально-деловом стиле;
  • Описание возникшей ситуации должно быть кратким и точным, без лишней информации, логичным и достоверным;
  • Объяснительная записка не должна содержать орфографических и грамматических ошибок;
  • Всегда пишется от имени сотрудника;
  • Содержит подпись автора записки и дату оформления.

Адресат объяснительной записки

В зависимости от места, куда пишется объяснительная записка, будет отличаться и адресат. Приведем несколько примеров:

  • Небольшая организация — записка пишется на имя руководителя/директора;
  • Крупная организация, производственное предприятие, завод, фабрика — записка пишется на имя руководителя цеха (смены, начальника участка, отделения и т.п.);
  • Учебное заведение — написание записки осуществляется на имя директора для школы и на имя декана/ректора для высшего учебного заведения;
  • Детский сад — записку пишут на имя заведующей детского сада.

Содержание объяснительной записки

  1. Адресат обращения — в правом верхнем углу листа указывается должность лица, которому адресуется записка, с указанием полного названия организации. Ниже пишется полностью фамилия, имя и отчество руководителя. «Директору ООО «СИМА» Некрасову Владимиру Анатольевичу».
  1. Автор обращения — ниже от адресата обращения, указывается полностью должность автора объяснительной записки, затем фамилия, имя и отчество. При указании должности сотрудника возможны два способа написания — «от кого» записка («от сотрудника отдела продаж Власова Петра Николаевича») либо «чья» записка («сотрудника отдела продаж Власова Петра Николаевича»).
  1. Название документа — кроме общего названия «Объяснительная записка», ниже следует указать суть (категорию) происшествия. Это может быть «об опоздании на работу», «о причине отсутствия ребенка на занятиях», «об ошибке в налоговой ведомости» и т.д. Это название выравнивается по центру листа.
  1. Основная часть — здесь размещается описание происшествия. Условно эту часть можно разделить на две. В первой части описывается факт происшествия — участники происшествия, дата, место и обстоятельства. Во второй части указывают причины этого происшествия.

Обе части основного описания происшествия излагаются в исключительно в строго-деловом стиле, без жаргонной и красноречивой лексики. Пишется от лица автора. Аргументы излагаются кратко и убедительно. В качестве доказательств можно ссылаться на документы или на свидетелей происшествия. Никакие выводы в записке не указывают. Все выводы делает адресат объяснительной.

особенности составления документов

Дата написания записки — под основной частью, слева, указывается дата написания объяснительной записки. Эта дата может отличаться от даты происшествия.

Расшифровка подписи автора объяснительной записки — правее, чаще по центру, указывают фамилию и инициалы автора записки.

Личная подпись автора — справа от расшифровки автор ставит рукописную подпись. Даже в том случае, если объяснительная записка была набрана на компьютере, все равно на бумаге должна присутствовать личная подпись автора. Без этого, такую записку можно считать недействительной.

 Приложения к объяснительной записке

В дополнении могут быть использованы справки или документы, которые убедительно доказывают причину объяснительной записки.

Приложением могут быть:

  • справка (из мед. учреждения, из организаций в которых был составитель объяснительной);
  • акт (о случившейся аварии, о проведении ремонтных работ на дороге и т.д.);
  • сюжет в средствах массовой информации о событии, на которые ссылается автор записки;
  • другая документация, подтверждающая факт события.

Образцы для скачивания объяснительных записок:


Образец объяснительной записки в вуз 

Образец объяснительной записки в детсад 

Образец объяснительной записки в налоговую 

Образец объяснительной записки в школу 

Образец объяснительной записки о невыполнении плана 

Образец объяснительной записки о невыходе на работу 

Образец объяснительной записки о несоблюдении должностной инструкции 

Образец объяснительной записки о опоздании на работу 

Образец объяснительной записки о ошибке в работе 

Образец объяснительной записки от кассира

 


Сколько времени хранится объяснительная записка

Любые документы должны быть подписаны уполномоченным лицом и передают на хранение в отдел кадров. По приказу Российского архива № 236 от 20.12.2019 хранятся в течение 3 лет, в том числе и дисциплинарные записки (характеристика, справка, либо докладная записка и переписка).

време хранения объяснительной записки

Заключение

Объяснительные записки составляют для того что бы в правовом секторе иметь возможность наложить взыскание на сотрудника, а так же является одним из видов влияния на дисциплину в учебном заведении. На родителей детей дошкольного возраста могут повлиять, как документ с финансовым значением.

На законодательном уровне такие записки оформляют в форме делового стиля. При написании объяснительной записки обязательно должны быть указаны правильный адресат, а так же полное описание произошедшей ситуации. Чаще всего составитель таких документов описывают слишком много текста, хотя более эффективным будет четкое изложение случившегося от первого лица в краткой форме. Когда исход ситуации имеет спорное окончание не рекомендуют в описании перекладывать вину на других людей – важно грамотно написать только за свой поступок.

Большим аргументом будет то, что составитель параллельно к записке прикрепит копии подтверждающих документов.

В законодательстве есть четкие сроки подачи – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Когда сотрудник не успевает составить записку в указанный период, работодатель имеет право решить вопрос на свое усмотрение. В любой другой ситуации (предоставление объяснительной в учебные заведения и т.д.), срок предоставления устанавливает адресат.

Сотрудника не могут обязать писать такую записку, в трудовом праве могут составить только специальный акт. В других случаях сотрудник имеет право отказаться писать записку и не иметь при этом никаких последствий.

В том случае, если факт написания записки имеет место быть, но руководитель не рассмотрел ее, можно обратиться в комиссию по труду и записку отправить почтой.

Бесплатный вопрос юристу по теме статьи