Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (Пока оценок нет)
Загрузка...
Юридические компании

Что такое факсимиле и где используется


Все мы сталкивались с ситуацией, когда в ходе некоторых бюрократических операций необходимо было заполнить несколько одинаковых бланков и оставить на каждом свою подпись или даже несколько. И «на автомате» ставишь автограф «тут, тут и вот где галочка еще». А представьте секретарей или руководителей средних и больших фирм, которым предстоит подписывать тонны документов каждый день. Но у них есть вариант, как немного облегчить эту рутинную задачу – использовать специальную печать с подписью, собственной подписью – она имеет название факсимиле.


Что такое факсимиле?

Данный термин применяется не только конкретно к предметам для проштамповки документов, в качестве оттиска может служить манускрипт, рисунок, монограмма. Главное – точно передать содержание оригинала. Небольшой экскурс в историю.По своей сути факсимиле было известно давно и изготавливалось доступным на то время способом – гравировке на металле или деревянных поверхностях. Позже, примерно в конце 19 ст. технический прогресс значительно расширил возможности изготовления подобных изделий.

Сейчас факсимильные оттиски используются повсеместно, особенно в больших компаниях для внутреннего документооборота. Например, на поздравительных открытках для сотрудников предприятия к празднику (к Новому Году, Рождеству и т.д.) используют цифровую версию (не путать с ЭЦП).Но такой атрибут не является привилегией исключительно «больших» начальников – основатель ИП также может заказать себе факсимильную печать с собственной подписью и использовать ее в своей деятельности.

На каких документах можно ставить?

А теперь перейдем к самому важному аспекту. Ведь в законодательстве не совсем четко прописаны правила использования такой печати. Вернее, для одних разрешено, для других – нет, а для третьих – не указано. Поэтому, чтобы не запутаться, рассмотрим небольшую классификацию по документам и установим правомерность использования факсимиле для каждого рода бумаг.

  1. На первичных документах. Это бумаги, которые содержат важнейшую информацию о хозяйственных операциях предприятия, от их подписания зависит экономическая деятельность компании. Их оформление регламентируется специальным нормативным актом – Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Поэтому на таких бумагах должен стоять только «живой» автограф директора или его уполномоченного лица (заместителя, секретаря).
  2. На доверенности. Объяснять, что такое доверенность, думаю, не стоит. Иногда – это документ высочайшей важности (Генеральная Доверенность), поэтому верифицироваться он должен только собственноручно автором бумаги. Но иногда все же допускается использования факсимильной печати на доверительных документах: если две компании тесно сотрудничают, то они могут заключить акт касательно разрешения использовать факсимиле в договоре между этими фирмами (если это не противоречит основным законам нашей Федерации).
  3. На счете на оплату. Мы разобрались, что на первичных документах не допускается использование факсимильной печати, но счет на оплату не входит в вышеупомянутую категорию. Тем не менее, это также очень важный реквизитный документ. Прямого запрета в законодательстве нет, но лучше всего подписывать такие счета вживую, ведь некоторые контрагенты могут предъявить претензии по поводу легальности сделки (лучше оговорить заранее с партнерами подобные детали сотрудничества).
  4. На счетах-фактурах. Счет-фактура относится как раз-таки к первичным документам, поэтому заверяются только собственной рукой директора учреждения (ну или его заместителями и другими доверенными представителями). Тем не менее, многие предприниматели находили лазейки в законе, чтобы заверять счет-фактуры именно факсимильной подписью. Это было чревато, в первую очередь, потерей права на вычет. Но если стороны сделки согласовали между собой правомерность использования данного атрибута, то это не будет считаться нарушением закона.

Что нельзя подписывать факсимиле?

Выше мы разобрались с основной группой документов и пришли к выводу, что факсимильная подпись – это не лучший способ верифицировать документы. Тем не менее, вопрос спорный, ведь иногда есть лазейки. Но есть документы, которые ни в коем случае нельзя заверять факсимиле:

  • Декларацию о доходах. ФНС четко определили правила заполнения декларации, и права на использование факсимиле в них не предусмотрено
  • Бухгалтерские отчетности
  • На банковских бумагах. Различные заявления (на открытия счета или карточки), платежные чеки и т.п. должны быть подписаны только собственноручно
  • При составлении Трудового договора

Проблемы использования ее вместо подписи

Сама суть применение факсимильной печати в том, чтобы заменить рутинное подписание горы бумаг. Но на практике, как видим, это не всегда уместно с точки зрения законности. В этом и есть главная проблема использования печати. И если в гражданско-правовых договорах еще можно найти выход, предварительно договорившись с контрагентом о нюансах сотрудничества, то в других случаях применения факсимиле на финансовых документах чревато административными последствиями.

Юридическая сила факсимиле

Часто доказывать законность сделок, заверенных с помощью факсимильных печаток, приходится в ходе судебного разбирательства. Иногда это удается, а иногда суд не принимает никакие аргументы, ссылаясь на действующие нормативные акты. Поэтому рекомендуем проверять допустимость использования facsimile-штампа в своей деятельности, чтобы не иметь проблем с налоговыми органами.

Где взять факсимильный штамп?

Изготовление таких изделий не является редким ремеслом – существует немало специализированных мастерских. Вам помогут подобрать материал, посоветуют дизайн и расскажут другие подробности изготовления. От сложности заказа будет зависеть и цена работы.

Бесплатный вопрос юристу по теме статьи