Восстановление трудовой книжки. Пошаговая инструкция

Несмотря на то, что цифровые технологии проникли в большинство сфер общества, и в нашей стране сведения о трудовой деятельности граждан, согласно недавним нововведениям, тоже должны храниться в электронной базе, бумажные экземпляры документов никто не отменял. Да для многих и привычнее все пользоваться физическим носителем данных, несмотря на один существенный недостаток – он может потеряться или существенно испортиться. И это может стать шоком для хозяина – там могут быть данные не за один десяток лет. Но причин для паники нет, в этой небольшой публикации расскажем, как восстановить утерянную трудовую книжку ил поврежденную, рассмотрим потенциально спорные моменты с работодателем и еще несколько важных нюансов.

Закон о восстановлении трудовой книжки

Законом предусмотрена замена такого документа. Более того, отмечено, что тяготы этого процесса не ложатся целиком и полностью на плечи работника – его бывшие работодатели должны помогать ему в это в силу своей компетенции и возможностей.

На правительственном уровне есть несколько утвержденных актов с инструкциями по данной тематике. Отметим самые важные из них, выделив суть постановления:

• В статье №65 Трудового Кодекса РФ (основной сборник законов, регламентирующий трудовые отношения между работодателем и его подчиненными на территории всех субъектов нашей Федерации) указано, что первой записью на страницах дубликата должна стать отметка действующего работодателя владельца документа.
• Документы, касающиеся трудового стажа граждан, должны быть заверены только тем работодателем, который их выдавал (№ 225 от 16.04.2003 г).
• Если работник не имеет на руках всех сведений о прошлом трудовом опыте, то в новый экземпляр данные будут внесены в том виде, в котором и были представлены (Указ Министерства труда России № 69 от 10.10.2003 г).
• Компании не вправе отказать в помощи своим сотрудникам (или экс-сотрудникам) по вопросам восстановления трудовой книжки и предоставить необходимую информацию или копии документов. Это также является одним из параграфов вышеупомянутого Постановления Минтруда №69.

Как восстановить трудовую книжку при утере

Уже первый вопрос часто загонит «потерпевшего» в ступор – а кому обращаться-то? Есть ли специальный государственный орган, который ответственный за выдачу такого рода документов? Нет, госорганы вам особо ничем не помогут, а обращаться следует в отдел кадров по последнему месту трудоустройства. В первую очередь, вам необходимо обозначить свою проблему в письменном виде – написать заявление об утере (или краже) данного аттестата. В качестве приложений возьмите с собой все документы (в т.ч. и копии), который могут подтвердить ваш стаж – это существенно сэкономит время при изготовлении дубликата.

К слову, вручить вам дубликат бывший работодатель обязан в течении 15 календарных дней. В нем не обязательно будут расписаны все предыдущие места работы и должности, ведь не всегда удается в столь короткий срок восстановить всю картину, особенно если трудовой стаж человека исчисляется десятками лет и он часто менял место работы. Но обязательно указывается общий срок стажа – главный количественный показатель.

Порядок действий при восстановлении трудовой книжки

Первые шаги мы уже проанализировали – необходимо обратиться к последнему работодателю и написать заявление. Дальше необходимо по максимуму документально подтвердить свой трудовой стаж. Для этого могут подойти такие документы:

1. Оригиналы или копии ранее заключенных трудовых договоров
2. Выписки из архивов, указывающие на время работы в прошлом в других учреждениях
3. Справки с прошлых мест работы, например, указы о приеме на определенную должность в фирму или увольнительное постановление
4. Также косвенно могут помочь квитанции о получении з/п на предыдущих местах трудоустройства

От того, насколько полная будет документальная база, предоставленная гражданином, зависит то, как скоро он получит дубликат. Ведь как показывает практика, сам работник имеет больше шансов быстрее собрать необходимые справки с прошлых мест работы, нежели его работодатель. Связано это с некоторыми бюрократическими особенностями, ведь работодателю нужно каждый раз подтверждать, что он запрашивает сведения не с целью шпионажа или другими личными мотивами.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Иногда случаются совсем уж непредвиденные ситуации: фирма, где вы недавно работали, прекратила свое существование, что ставит под сомнения доказать факт причастности к ее трудовой деятельности. Скорее всего, у нее должна быть юридическая компании-правопреемник, и у нее должны сохраниться (согласно порядку хранения документации) соответствующие официальные бумаги. Стоит только сделать запрос.

Если же эта фирма была не организована, а ликвидирована полностью, то документы касательно ее деятельности должны быть перенаправлены городской (муниципальный) архив. Если и это не помогло, то выход только один – обращение в суд.

Что делать, если трудовую книжку потерял работодатель?

Согласно правилам, за сохранность трудовой книжки отвечает организация-работодатель. И если по халатности ее работников была утеряна ВАША трудовая книга, вы имеете полное право обратиться в суд. Хотя для начала стоит попробовать все урегулировать мирным путем. В отделе кадров должны в установленные сроки изготовить вам аналог документа, при этом вы не обязаны им в этом помогать.

Иногда такие документы теряются на предприятиях в массовых масштабах в случае чрезвычайной ситуации. Ответственности с руководства учреждения это не снимает, но немного меняет алгоритм восстановления документов. Данная задача возлагается уже не на конкретного человека из отдела кадров, а на новосозданную специальную комиссию. К работе комиссии будут подключены профсоюзные организации и представители государственных органов.

Как подтвердить стаж, если прежний работодатель ликвидирован?

Подтверждением стажа должны стать бумаги, в которых зафиксированы нужные даты. Это приказ о приеме на работу и приказ на увольнение Если в муниципальном архиве не оказалось даже копий этих бумаг, то добиться справедливости можно только в судовом порядке.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Наличие копии такого документа существенно упрощает процесс его восстановления в случае утери или повреждения. Но есть одно важное уточнение – копия должна быть заверена либо бухгалтером, либо секретарем организации (или другим уполномоченным лицом, но обычно эта функция возложена на кого-то из этих двоих). Если это так – процесс выдача аналога можно завершить за считанные дни с восстановлением всех записей. Если копия не заверенная, то результат будет не таким ошеломляющим, но, тем не менее, ее наличие также поможет в изготовлении дубликата.

Особенности заполнения дубликата ТК

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, а заполнять их имеет право только уполномоченное лицо – владельцам вносить туда записи категорических запрещается. Что же должен отметить сотрудник отдела кадров в выданном дубликате аттестата?

• • Поставить отметку «Дубликат». Ставится она вверху справа на первой же чистой странице.
  • Заполнить титульную страницу. ФИО работника и его квалификация (на основании документа об образовании).
  • Зафиксировать общий стаж работы (раздел «Информация о работе»). Если в процессе восстановления были установлены даты трудоустройства на предыдущих местах, занимаемые должности – это также нужно продублировать в новом документе.
  • Также необходимо зафиксировать информацию о ранее полученных трудовых наградах, если тому есть документальное подтверждение.